Klachtenregeling
Doelstellingen
Doel van de procedure: het op zorgvuldige en effectieve wijze registreren en afhandelen van klachten, het wegnemen van de oorzaken, en het nemen van adequate maatregelen ter voorkoming van herhaling.De doelstellingen van de klachtenregeling zijn
- het vastleggen van een procedure om klachten van belanghebbende(n) binnen redelijke termijn op een constructieve wijze af te handelen
- het vastleggen van een procedure om de oorzaken van klachten van debiteuren en cliënten vast te stellen
- behoud en verbetering van bestaande relaties door middel van goede klachtenbehandeling
- het trainen van medewerkers in cliëntgericht reageren op uitingen van ongenoegen respectievelijk klachten
- kwaliteitsverbetering van de dienstverlening door middel van klachtenanalyse.
Informeren van belanghebbende(n)
De klachtenfunctionaris of (kandidaat) gerechtsdeurwaarder:- wijst de belanghebbende(n) in voorkomende gevallen erop dat het kantoor een klachtenregeling hanteert
- deelt de belanghebbende(n) mee dat de mogelijkheid bestaat om onoplosbare problemen voor te leggen aan de Kamer voor Gerechtsdeurwaarders
- meldt de belanghebbende(n) dat bij het dat bij onbevredigende afhandeling van de klacht de relatie de mogelijkheid heeft de zaak voor te leggen aan: Rechtbank Amsterdam, Kamer voor Gerechtsdeurwaarders, Postbus 84500, 1080 BN Amsterdam. Tel.: 020 – 541 28 25 of Fax: 020 – 541 21 80
De interne klachtenprocedure
- Wanneer een belanghebbende op enigerlei wijze het kantoor benadert met een klacht dan dient de betrokken (kandidaat) gerechtsdeurwaarder daarvan in kennis te worden gesteld.
- De betrokken klachtenfunctionaris, en/of de (kandidaat) gerechtsdeurwaarder tracht(en) samen met de belanghebbende(n) tot een oplossing te komen al dan niet na raadpleging van de eindverantwoordelijke klachtenfunctionaris.
- De betrokken klachtenfunctionaris en/of de (kandidaat) gerechtsdeurwaarder draagt zorg voor een behoorlijke behandeling van de klacht met inachtneming van de onderhavige klachtenregeling.
- Geheimhouding dient onder alle omstandigheden te zijn gewaarborgd
- De beslissing op de klacht wordt aan de belanghebbende(n) medegedeeld
- Wanneer in het contact met de belanghebbende(n) de klacht niet tot tevredenheid wordt afgehandeld kan de vermeende klacht door de belanghebbende(n) worden voorgelegd aan de Kamer voor Gerechtsdeurwaarders.